オンライン秘書は、パソコンがあれば自宅でできるお仕事です。
場所と時間にしばられない働き方なので、副収入を考えている方や、子育て中のママの人気の副業になっています。
名前は聞いたことがあっても始め方が分からず、なかなか一歩が踏み出せない方も多いのではないでしょうか。
本記事では、オンライン秘書を目指す方に向けて、はじめに必要な準備や、仕事を見つけるまでのステップをやさしく解説しています。
オンライン秘書の始め方のステップを知りたいという方は、ぜひ参考にしてください。
オンライン秘書とは
オンライン秘書とは、個人事業主やフリーランスの業務をオンライン上でサポートするお仕事です。
事務作業やスケジュール管理、メール対応など、さまざまな業務を担当します。
特に忙しいクライアントが「自分の代わりに手を動かしてくれる人」として依頼することが多いです。
秘書と聞くと、ハードルが高く感じるかもしれませんが、資格は必要ありません。
また、業務内容は秘書に限らず、事務代行からバナー作成のようなクリエイティブ業務まで幅広くあるのも特長です。
たとえば、事務経験がある方なら、請求書や見積書の作成、書類作成やデータ整理などの作業に慣れていると思います。
こうした業務こそ、クライアントが「誰かにお願いしたい」と思う領域なので、オンライン秘書としての依頼も多い状況です。
そのため、これまでのキャリアを活かして、オンライン秘書として活躍できるチャンスは十分あります。
難しそうに感じるかもしれませんが、特別なスキルがなくても始めることができるのがオンライン秘書です。
人のサポートをする仕事が好きな方や、いろいろな業務を同時に進めることが得意な方に特に向いているお仕事といえます。
STEP１：オンライン秘書の必須スキルを知る
オンライン秘書は誰でも始めやすい副業である一方で、最低限のスキルも必要になります。
ここでは、オンライン秘書のはじめるために必要なスキルを紹介していきます。
基本的なパソコンスキル
オンライン秘書で、使用頻度が多いツールはExcel、Wordです。
上級スキルまでは必要ありませんが、日常業務で困らない程度に使いこなせると安心です。
また、タイピングの速さも業務効率に関わります。
ブラインドタッチまで行かずとも、ミスタイプを減らしながら正確に入力する意識を持ちましょう。
オン・オフでのコミュニケーション力
オンライン秘書はクライアントと１対１のやり取りが基本となります。
オンライン会議でZoomなどを使うこともありますが、多くはチャットツールを使ったテキストでのコミュニケーションです。
忙しいクライアントの時間と手間を取らせないように、チャットでは要点を抑えて「はい・いいえ」で答えられる質問を心がけることをおすすめします。
スケジュールとタスク管理・調整スキル
オンライン秘書は複数の依頼を並行して担当することもあるため、スケジュールとタスクを自分で管理する力は欠かせません。
特に、納期や締切を守る意識、優先順位を判断する力、そして急な依頼にも臨機応変に対応できる柔軟性が求められます。
オンライン秘書の基礎となるスキルなので、しっかりと押さえておきましょう。
あらためて自分の得意なこと・できることを整理しておくと、応募の際に自信をもってアピールすることができますよ。
また、業務スキルも大切ですが相手に負担をかけないようにやり取りをすることも、オンライン秘書で長く続けていくための大切なポイントです。
STEP2：オンライン秘書を始めるための準備
オンライン秘書はパソコン１台あれば始められる副業ですが、他にも必要な備品や準備がいくつかあります。
ここでは、活動するために事前準備を、必要備品から仕事環境まで紹介していきます。
快適な環境を整えることで、仕事の効率も信頼度もアップしますので、無理のない範囲で少しずつ整えていきましょう。
パソコン
オンライン秘書は、iPadやスマートフォンでは業務に十分対応できないため、パソコンは必須アイテムです。
ハイスペックなものは必要ありませんが、オンライン会議や複数ツールを同時に使用しても快適に動作するレベルが理想です。
家電量販店でパソコンを選ぶときには、下のスペックを目安にすると安心です。
この表をそのまま店員さんに見せれば適切なものを紹介してもらえますよ。
| 項目 | スペックの目安 |
|---|---|
| OS | Windows10以上 または MacOS最新 |
| CPU | Intel Core i5以上 または M1以降のMac |
| メモリ（RAM） | 8GB以上 |
| ストレージ | SSD 256GB以上（HDDよりSSDが速く快適） |
| カメラ・マイク | 内蔵でも可（会議用途ありなら外付けも◎） |
インターネット環境
次に、インターネット環境が重要です。
インターネット環境がしっかりしていないとオンライン秘書としての作業が成り立ちません。
安定した通信環境が必要ですが、現在ご契約中の家庭用光回線で特に問題がなければ、そのまま業務に使用いただけます。ただし、モバイルWi-Fiは回線が不安定になりやすいため、注意が必要です。
業務を進めてみて、回線に不安があれば下の表の数値を見直してみてください。
| 項目 | 推奨値／備考 |
|---|---|
| 回線速度（下り） | 30Mbps以上（Zoom会議も安定） |
| 回線速度（上り） | 10Mbps以上（ファイル送信もスムーズ） |
動画など重いデータのやり取りがある場合は、有線でつなぐことで回線の安定感が増します。
パソコン周辺機器（ヘッドセット、モニター）
業務効率を上げるためにパソコンの周辺機器の準備も欠かせません。
オンライン秘書を始める前に用意しておきたい備品として、ヘッドセットまたはイヤホンがあります。
案件応募後には、オンライン面談や打ち合わせがある場合も多いので、必須ツールとなります。
音声のクリアさも大事なポイントです。
できればノイズキャンセリング機能があると、相手にとっても聞き取りやすいのでおすすめです。
オンライン秘書はデータを複数扱うことも多いので、作業に慣れてきたら外部モニターを追加して、デュアルディスプレイにしてみましょう。
データやウィンドウを同時に表示できるので作業効率がぐんと上がります。
ポートフォリオ
備品や環境の準備に加えて、自分のスキルや経験をわかりやすく伝える「ポートフォリオ」も、応募前に用意しておくと安心です。
オンラインでの案件応募では、履歴書や職務経歴書の提出が省略されることも少なくありません。
そのため、応募前に自分のスキルでできることを視覚的にわかりやすくまとめておくと、相手にも伝わりやすくなります。
特に、デザイン・ライティングなど、クリエイティブ系の仕事経験がある方は必須ツールと言えるでしょう。
とはいえ「見せられる成果物はない」という方も心配いりません。
ポートフォリオといっても、履歴書や職務経歴書を“わかりやすく整えた資料”と思えばOKです。
そして、この資料を丁寧に作ることこそが、スキルのアピールになります。
「この人は丁寧に仕事をしてくれそう」と思ってもらえるきっかけになるので、ぜひ準備しておきましょう。
ポートフォリオの作成には、PowerPointやGoogleスライドはもちろん、Canvaなどの無料デザインツールも使えます。また、noteで実績やスキルをまとめる方法も人気があります。
STEP3：オンライン秘書へ応募
準備が整ったら、いよいよオンライン秘書の応募をスタートしましょう。
オンライン秘書の求人には、大きく分けて下の３つの方法があります。
- オンライン秘書会社に登録して仕事を受ける
- クラウドソーシングで案件を探す
- 直営業や知人の紹介で仕事を得る
それぞれ、どんなメリット・デメリットがあるか紹介していきます。
| 応募ルート | メリット | デメリット | 報酬目安 |
|---|---|---|---|
| オンライン秘書会社 | 合格すれば営業は不要で、案件に取り組める。 | 一定のスキルが求められる。（面談・スキルチェックあり） | 1,000円前後 |
| クラウドソーシング | 求人数が多く、自分の好きなジャンルが選べる。 | 応募の手間があり、競争率が高い。20%前後の手数料がとられる。 | 1,000～1,500円 |
| 直営業・知人伝手 | ライバルが少なく、仕事も安心して取り組みやすい。 | 営業力や、個人事業主のコネが必要。 | ～2,500円 |
どのルートでも共通しているのは「選考」を突破しないと案件にたどり着けないことです。
特に、オンライン秘書会社やクラウドソーシングでは、応募者数に対して求人数が少ないため“落ちるのは当たり前”くらいの心構えが必要です。
はじめは、ポートフォリオや応募文での選考が多くなります。必ず案件ごとに求める人物像を読み取り、それに合わせたアピールを意識してください。
書類選考を通過したら、次はオンライン面談です。
面談ではスキル確認もありますが、「人柄」や「コミュニケーション力」も見られています。
第一印象は重要なので、カメラはオンにして、服装はフォーマル、受け答えはハッキリと。自然体を心がけながら、相手に「この人と一緒に働きたい」と思わせることがゴールです。がんばりましょう！
STEP4：案件継続と単価アップのコツ
はじめての案件は、単発依頼が中心になるかもしれません。
ですが、クライアントからの信頼を積み上げていくうちに、継続依頼されるチャンスも自然と増えていきます。丁寧にひとつずつ仕事をこなしていきましょう。
継続案件につなげるコツ
案件獲得から継続へつなげるためには、単なる作業者ではなく“クライアントのパートナー”であるという意識が大切です。そのためには、期待以上の仕事を積み重ね、次回も「この人にお願いしたい」と思ってもらえる働き方を意識しましょう。
最低限でも納期は必ず守り、チャットやメールでは即レスを基本に、相手に負担をかけない要点を絞ったコミュニケーションを心がけることが大切です。
まずは、当たり前のことをきちんと積み重ねることが、信頼獲得への第一歩になります。
単価を上げるには？
単価を上げるためには、自分のスキルや付加価値を高めることが必要です。
クライアントのニーズを深く理解し、今後求められるスキルを意識的に伸ばしていきましょう。
例えば、請求書作成だけでなく経理補助まで対応できることになることで、クライアントの手間が減ることが目に見えてわかるようであれば業務の幅を広げるチャンスです。
また、クライアントの要望に先回りして対応できるようになれば、自然と信頼が積み重なり、単価アップにもつながります。
ある程度の信頼と実績を築いたうえで「これまで以上の対応ができるので、報酬面もご相談させていただけないでしょうか」といった、実績ベースでの単価交渉をするのが理想です。
信頼とスキルアップを積み上げた先に、より良い条件で働くチャンスが待っています。
まとめ
オンライン秘書の志望者は年々増えており、競争率の高い副業であることも事実です。
なかなか案件が決まらなかったり、決まっても報酬と作業量が見合わなかったりするケースも少なくありません。
そんな中でも、着実にキャリアを伸ばしていくためには、単価に見合うスキルと信頼を積み重ねる努力が欠かせません。
スキルアップの方法はいくつかありますが、やみくもに勉強を続けるよりも、既に成功しているオンライン秘書に相談できる環境に身を置くことも大きな近道です。
実はこの「オンライン秘書」という働き方は、国内だけでなく海外でも活躍できるチャンスが広がっています。場所を選ばずスキルを活かせるのも、オンライン秘書ならではの魅力です。
効率的にスタートしたいという方は、現役で海外でもオンライン秘書として活躍しているオンライン秘書講師による無料のスタートアップセミナーを活用するのもおすすめです。
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ここまで、オンライン秘書の始め方と４つのステップについて紹介してきました。
ひとつずつ着実に進めていけば、案件獲得のチャンスは確実に広がっていきます。
あなたの新しい一歩を踏み出すきっかけになれば嬉しいです。
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